Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Normatividad Legal y Ámbito de Aplicación

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás disposiciones complementarias. Será aplicada indistintamente en conjunto o individualmente por Bisonte respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. Definiciones

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión, calidad de comerciante o servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelan el origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, y datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento de estos

Bisonte podrá hacer uso de los datos personales para:

Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
Evaluar la calidad del servicio.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, propios o de terceros, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Bisonte y/o por terceras personas.
Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Bisonte.
Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a empresas filiales, vinculadas o subordinadas de Bisonte ubicadas en Colombia u otros países, si dichas compañías requieren la información para los fines aquí indicados.
Evaluar los antecedentes e idoneidad de los subcontratistas de Bisonte, incluyendo cualquiera de sus aliados.
Brindar beneficios a los aliados que Bisonte determine unilateralmente.
Utilizar los datos recolectados sobre la ubicación de los aliados para hacer seguimiento a los servicios, llevar un control del recorrido y calcular tiempos de desplazamiento a los puntos de recolección y entrega, entre otras funciones relacionadas con la prestación de los servicios.
Utilizar los datos recolectados sobre la ubicación de los clientes para hacer seguimiento a los servicios y calcular tiempos de desplazamiento a los puntos de recolección y entrega, entre otras funciones relacionadas con la prestación de los servicios.

Respecto de los datos recolectados en puntos de seguridad, tomados de documentos suministrados al personal de seguridad, o de videograbaciones dentro o fuera de las instalaciones de Bisonte, estos se utilizarán para fines de seguridad de personas, bienes e instalaciones de Bisonte y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, será utilizado sólo para los propósitos aquí señalados. Bisonte no venderá, licenciará, transmitirá ni divulgará dicha información, salvo que:

Exista autorización expresa para hacerlo.
Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
Sea necesario con el fin de proveer servicios y/o productos de Bisonte o de terceros.
Sea necesario divulgarla a entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Bisonte o a otras entidades con acuerdos de mercado conjunto.
La información esté relacionada con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de reestructuración de la sociedad.
Sea requerido o permitido por la ley.

Bisonte podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. En esos casos, se advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger la información personal con medidas de seguridad apropiadas.

4. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales en Bisonte se regirá por los siguientes principios:

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se realizará el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: Se debe garantizar el derecho del Titular a obtener de Bisonte en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites de la naturaleza de los datos personales y a las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para conocimiento restringido del Titular o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá proteger mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas involucradas en el Tratamiento de datos personales deben garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación laboral o contractual.

Parágrafo Primero: En el evento de que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

5. Responsable del tratamiento de datos personales

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se expone la siguiente información respecto del responsable del tratamiento de datos personales:

Razón Social: Bisonte
Domicilio: Calle 152b # 106b 52 Casa A9. Bogotá D.C., Colombia.
Correo electrónico: 3000bisonte@gmail.com
Teléfono: +57 601 9031366
Periodo de vigencia de la base de datos: Toda la información recolectada sobre usuarios será almacenada por un periodo de 5 años desde el día en que la información sea suministrada. Después de este tiempo, será suprimida.

6. Derechos de los titulares de datos personales objeto de tratamiento por parte de Bisonte

Los Titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Bisonte:

Derecho de acceso:En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de Bisonte, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Derecho de actualización, rectificación y supresión: El Titular podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los que no se requiera la autorización para el tratamiento.
Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
Derecho a presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Datos de Menores y Sensibles

En caso de que se llegare a recibir datos de menores de edad, Bisonte seguirá los parámetros establecidos por las normas. El manejo de datos de menores se hará siempre en su beneficio y con respeto al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. Bisonte, en lo posible, no realiza el tratamiento de Datos Sensibles, sin embargo, en caso de ser requerido, permite que el Titular de los datos no deba responder a preguntas o circunstancias que puedan involucrar esta categoría de datos.

Parágrafo Primero: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el Titular como la persona que lo represente deberán demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representan al Titular.

Parágrafo Segundo: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos, quienes serán garantes de la defensa de sus derechos.

8. Deberes de Bisonte

Todos los obligados a cumplir esta Política deben tener presente que Bisonte está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la Ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

a. Deberes cuando actúa como responsable

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.
Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente Política.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

b. Deberes cuando actúa como encargado del tratamiento tratamiento de datos personales.

Si Bisonte realiza el Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en los términos de esta Política.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

c. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado

Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

d. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informar las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Bisonte solicitará al Titular del dato su Autorización para efectuar su recolección y Tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la Autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha Autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

10. Aviso de Privacidad

En caso de no poder poner a disposición del titular la presente Política, Bisonte publicará un Aviso de Privacidad adjunto a este documento, para consulta posterior por parte del Titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Limitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales

Bisonte solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, incluyendo la preservación de los datos personales para efectos de hacer reportes de la exógena tributaria, o cualquier obligación fiscal que se derive de la ley aplicable. Igualmente, se preservarán los datos mientras existan saldos a favor de dinero a favor de los titulares o de Bisonte, al estar atadas a una obligación contractual vigente.

12. Área Responsable y Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares del Dato Personal

El Área Administrativa de Bisonte será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el Artículo 6 de la presente Política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo a las oficinas de Bisonte o por la página web o aplicación móvil.

La petición, queja o reclamo deberá contener (i) la identificación del Titular, (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, (iii) la forma de contactar al Titular, y (iv) los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Medidas de Seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Bisonte adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

14. Autorización de Consulta y Reportes

El Usuario declara que la información que ha suministrado en la Plataforma y durante la relación comercial es verídica y da su consentimiento expreso e irrevocable al Proveedor para:

a) Consultar, en cualquier tiempo, en cualquier central del riesgos o base de datos, tales como central de información de entidades financieras de Colombia o DataCrédito o en cualquier otro operador de información financiera y crediticia, toda la información relevante para adelantar estudios de riesgo crediticio en cualquiera de sus etapas y para la realización de campañas de mercadeo y ofrecimiento de productos.

b) Reportar a cualquier central de riesgos o base de datos, tales como central de información de entidades financieras de Colombia o DataCrédito o a cualquier central de información de riesgo, datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones crediticias, comerciales o de servicios o de sus deberes legales de contenido patrimonial, y sus datos de ubicación y contacto, conforme a los límites dispuestos en la Ley 1266 de 2008.

c) Suministrar a cualquier central del riesgos o base de datos, tales como central de información de entidades financieras de Colombia o DataCrédito o a cualquier otra central de información de riesgo datos relativos a sus solicitudes de crédito, así como otros atinentes a sus relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que el Usuario haya entregado.

15. Ley y Jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

16. Fecha de Entrada en Vigencia

La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación en la página web de Bisonte.